Как проверить документацию у поставщика

Работа с поставщиками — ключевой этап в цепочке поставок, от которого зависят качество продукции, репутация компании и соблюдение законодательства. Однако недостаточная проверка документов контрагента может обернуться штрафами, остановкой производства или изъятием товара из оборота.

В этой статье разберем, какие документы обязательно запрашивать у поставщика, на что обращать внимание при их анализе и как выявить признаки подделки или несоответствия.

Базовый комплект документов

Наши специалисты отдела ВЭД тщательно проверяют документацию производителя, а также готовят необходимую сопроводительную документацию для клиентов. В первую очередь, это спецификация поставщика, декларация о соответствии и сертификат анализа. Именно они позволяют предварительно ознакомиться с параметрами товара, оценить его качество перед началом тестирования и убедиться в безопасности.

Спецификация. Технический документ, который детально описывает конкретный пищевой продукт или ингредиент. Документ выпускается с определенной периодичностью, поэтому не привязан к конкретной партии продукции. Кроме наименования товара, состава, физико-химических, органолептических и микробиологических показателей, также включает срок годности и хранения, условия транспортировки, требования к упаковке и маркировке, содержание ГМО и аллергенов.

Пример спецификации, которую мы предоставляем нашим клиентам. Источник: архив Oil de Luxe

Декларация о соответствии. Документ, которым производитель или импортер подтверждает, что продукция соответствует требованиям технических регламентов (ТР ТС) и безопасна для потребителей. Для прохождения государственной регистрации аккредитованная лаборатория обязана предоставить результаты анализов (протокол испытаний)

Без Декларации о соответствия продукция не допускается к продаже на территории РФ и ЕАЭС, участию в госзакупках и тендерах, размещению на маркетплейсах. Проверить информацию, указанную в Декларации соответствия, можно на официальном сайте Роскредитации https://fsa.gov.ru.

Сертификат анализа (Certificate of Analysis, COA). Документ, который подтверждает, что конкретная партия пищевого продукта соответствует заявленным характеристикам и стандартам качества. Кроме характеристик тоже включает условия и методики проведения испытаний.

COA выпускается подразделением контроля качества производителя и/или сторонней лабораторией в стране происхождения продукта с соответствующей аккредитацией. Это помогает проанализировать качественные показатели каждой партии поступающего сырья.

Дополнительные документы

Мы ценим время наших клиентов, поэтому еще на этапе оформления заказа уточняем, какие документы потребуются и готовим их заранее. Например, делаем фото товара пред отгрузкой или запрашиваем у производителя изображение разворота короба с полной маркировкой, чтобы вы могли проверить сроки годности, соответствие информации из спецификации маркировке на упаковке пищевой продукции.

Чем еще можно дополнить базовый комплект документов:

1. Паспорт безопасности MSDS. Технический документ международного образца, в котором указана информация о свойствах продуктах и мерах безопасности при работе с ним. Чаще всего необходим для пищевых добавок, для которых существуют особые правила хранения и утилизации.
2. Таможенная декларация (ДТ). Основной таможенный документ, который подтверждает легальность ввоза товаров в Россию, оплату всех пошлин и сборов. Запрашивается в редких случаях, чтобы проверить соответствие кода ТН ВЭД товарной категории. Номер Таможенной декларации указывается в Товарной накладной.
3. Сертификаты Халяль и Кошер. Документы, подтверждающие соответствие продукции религиозным требованиям ислама и иудаизма. Сертификация осуществляется на добровольной основе, а их наличие позволяет разместить соответствующую информацию на готовой продукции в качестве маркетингового преимущества. Почти вся продукция Oil de Luxe имеет данную сертификацию.
4. Сертификат Non-GMO. Документ, который выдается на основе проведенных лабораторных испытаний и подтверждающий отсутствие ГМО. Выдается также, если содержание ГМО меньше 0,9%. Обязателен для производителей детского питания. Позволяет размещать на упаковке маркировку «Без ГМО» и NON-GMO.
5. Фитосанитарный сертификат (ФСС). Документ международного образца, подтверждающий отсутствие опасных вредителей, болезней растений и иных карантинных объектов. Обязателен для импорта и экспорта подкарантинной продукции (например, кокосовая стружка, кокосовые чипсы, орехи, кунжут).

На маркировку часто выносится больше информации, чем в спецификацию. Это допустимо, главное, чтобы не было разночтений. Источник: архив Oil de Luxe

Критические проблемы с документацией

«Оил де Люкс» тщательно подходит к выбору компаний-производителей пищевых добавок и ингредиентов, и одним из решающих факторов является правильно оформленная документация. Делимся своим опытом, какие ошибки и нестыковки для нас являются критическими, и что должно насторожить, если вы проверяете документы поставщика.

Несоответствие наименования продукции. Название везде должно быть одинаковое — и в спецификации, и в декларации о соответствии, и любых других документах. Допустимы небольшие расхождения из-за особенностей перевода на русский.

Расхождения в сроках годности. Прежде всего проверяйте базовые документы и маркировку на упаковке. Например, на коробке может стоять дата изготовления и пометка «3 года с даты изготовления в оригинальной упаковке».

Противоречия в показателях качества. Нормативные показатели указаны в спецификации, именно с ней нужно сравнивать данные из сертификата анализа и протокола испытаний декларации о соответствии.

Проблемы с юридическими лицами. Лучше, чтобы заявитель декларации о соответствии совпадал с продавцом, указанным в договоре поставки клиента (конечного покупателя). Расхождения допустимы, если товар был куплен для перепродажи.

Проблемы со сроками действия документов. Если декларация о соответствии выдана на 3 года, и срок действия уже истек. Или договор поставки датирован позже, чем декларация соответствия на эту партию. Сертификат качества выдан за месяц до производства продукции, что физически невозможно.

Отсутствие обязательных реквизитов. Нет подписи уполномоченного лица на декларации или печати организации, где требуется. Отсутствует регистрационный номер в Росаккредитации или номер аттестата аккредитации испытательной лаборатории в сертификате качества. Отсутствует QR-код со ссылкой на декларацию на сайте Росаккредитации.

Проблемы с маркировкой по стандарту. Например, в декларации одни номера ТР ТС, а на коробке указаны другие, или на этикетке отсутствует обязательная информация, например, знак «ЕАС». А также если информация на русском языке не соответствует оригинальной маркировке производителя.

Заключение

Проверка документов поставщика защищает бизнес от рисков, связанных с контрафактной продукцией. Если уполномоченная организация при проверке выявит подделку, это может грозить не только штрафами, но и изъятием всей партии готовой продукции.

Чтобы обезопасить свой бизнес от недобросовестных поставщиков, вы можете:

• требовать полный пакет сопроводительной документации (минимально —спецификацию поставщика, декларацию о соответствии и сертификат анализа);
• сверять данные в документах с реестрами контролирующих органов (например, на сайте Росаккредитации проверить декларацию о соответствии и аккредитацию лаборатории, проводившей испытания);
• проверять актуальность сроков действия документов и соответствие маркировки продукции (особое внимание обращайте на несоответствия, опечатки и подозрительные формулировки);
• привлекать независимых экспертов или аккредитованные лаборатории для дополнительной проверки при сомнениях в подлинности документов.

В «Оил де Люкс» мы дорожим вашим доверием, поэтому придерживаемся систематического подхода к проверке документации и гарантируем безопасность продукции. При заказе пищевых добавок и ингредиентов у нас менеджер предоставит полный пакет документов, ответит на все вопросы и при необходимости организует доставку образцов продукции, чтобы вы могли убедиться в качестве.